Làm thế nào để mọi việc đều diễn ra đúng kế hoạch
Bất kể những thách thức, phải làm sao duy trì cho được kế hoạch luôn đứng vững và hoạt động có lợi cho bạn, kết quả có thể sẽ là những thay đổi đáng kể của một tổ chức hay cá nhân, thậm chí là sự lột xác hoàn toàn. Bốn ngày trước năm 2010 tôi nhận được email từ một khách hàng, Erik, cho tôi biết về những tiến triển trong việc lập kế hoạch làm việc của ông ta kể từ sau lần gặp mặt cuối cùng vào tháng 10. Lúc đó, chúng tôi đã xác định những công việc mà ông ấy cần làm - bao gồm cả việc ông ta cần lắng nghe một cách hiệu quả và nhận thức khôn ngoan hơn. Kế hoạch cũng đánh giá sự tiến bộ của ông ta - đó là những phản hồi mà ông ta nhận được từ đồng nghiệp, sự cải thiện các mối quan hệ, mở rộng tầm nhìn - và một vài mục tiêu để hướng tới.
Erik nói ông ta sẽ gọi cho tôi để đi sâu tới những chi tiết và thảo luận để cải tiến cho kế hoạch của ông ta. Tôi đã rất xúc động. Hiếm khi một khách hàng lại thông báo cho tôi về sự tiến bộ của họ một cách nhanh chóng và tự động như thế. Khi chúng tôi nói chuyện với nhau, tôi nhận xét rằng kế hoạch của ông ta đã đi đúng lịch trình: Sự mệt mỏi vào cuối năm cũng như sự gián đoạn của các kỳ nghỉ không làm ông ta đi chệch hướng. Vậy ông ta đã làm thế nào để duy trì cho nó luôn đi đúng hướng như vậy?
Ông ta trả lời rằng kế hoạch đó đã được thiết lập để hỗ trợ cho sự phát triển của ông ta, chứ không can thiệp vào công việc và cuộc sống của ông. Đó là, sự rành mạch, cụ thể với khung thời gian rõ ràng, và các mục tiêu nhỏ có thể kiểm soát được. Đơn giản, nhưng nó lại giúp ích cho ông ta. Thành công của Erik một phần nhờ vào động lực và sự tập trung, một phần nhờ vào việc ông ấy đã thiết lập cho mình một kế hoạch sống và làm việc - chứ không phải chỉ là một mảnh giấy bị ném vào trong ngăn kéo bàn làm việc.
Không phải tất cả mọi người đều siêng năng trong việc thực hiện đầy đủ theo kế hoạch như Erik, bao gồm cả bản thân tôi: Một số dự định của tôi cho năm 2010 đã đi chệch hướng và cần phải có những hành động nghiêm túc để đưa nó quay trở lại. Thực tế rằng hầu hết các dự định tốt của mọi người đều biến mất ngay khi họ quay trở lại với cuộc sống thực - hay khi họ đến công ty.
Tôi đã chứng kiến việc này rất nhiều lần khi đóng vai trò là một người huấn luyện và tư vấn. Ngay cả những đợt huấn luyện hay dự án tư vấn tốt nhất cũng chỉ là sự phí phạm thời gian nếu nó đột ngột bị phá vỡ, những kế hoạch tuyệt vời hay những chiến lược thú vị không thể trở thành hiện thực. Rất dễ để viết ra một kế hoạch làm việc, nhưng một bước quan trọng thường bị bỏ qua: đó là lường trước các mối nguy hại tiềm tàng đối với kế hoạch đó.
Trước khi để khách hàng rời khỏi phòng tư vấn của mình, tôi thường hỏi họ rằng điều gì sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn? Sử dụng một phiên bản đơn giản của cách phân tích Lewis, tôi hỏi khách hàng những nhân tố sẽ có lợi và có hại cho kế hoạch của họ. Ví dụ, một người muốn cải thiện mối quan hệ với sếp của cô ta sẽ chỉ ra các nhân tố có lợi như cách tiếp cận hợp lý, được tiếp tục công việc trong vòng hai năm, và sếp của cô ta là một người nổi tiếng kiên định. Những nhân tố có hại có thể là sếp của cô ta phải đi công tác thường xuyên (ngoài những cuộc họp thông thường), phải quản lý một nhóm lớn và tạp nham, hoặc bản thân cô ta thiếu đi sự tự tin cần thiết.
Sau đó tôi hỏi khách hàng của mình để họ có thể nghĩ ra những cách giảm thiểu những nhân tố có hại hoặc giải quyết nó. Trong ví dụ trên, cô ta có thể làm việc với sự tự tin vào bản thân, thỉnh thoảng đấu tranh cho sếp của mình, và sắp xếp lịch họp phù hợp với lịch làm việc của sếp. Trong trường hợp này cô ấy đã tăng cường những nhân tố có lợi.
Như tôi thường nói với khách hàng, chỉ những việc làm thực sự mới có thể làm mọi thứ xảy ra. Không dễ để nói về điều này - nó đòi hỏi sự chăm chỉ, chuyên tâm, kiên nhẫn, tầm nhìn, lo xa, tự tin, thực dụng, mánh lới (đôi khi), linh hoạt (thường xuyên), nghị lực và nhất quán. Duy trì sức lực và kỹ năng liên tục là rất quan trọng tuy nhiên nhiều khi bạn cũng đi chệch hướng hoặc làm hỏng một phần nhỏ của kế hoạch.
Một vấn đề nữa khi làm việc trong công ty, đó là nhìn chung những nhân tố có hại thường nhiều hơn có lợi. Bạn muốn thực hiện những thay đổi cá nhân, như là cởi mở và dễ hiểu hơn, nhưng văn hóa công sở, những thế lực và mưu mô làm cho nó khó thực hiện hơn. Hoặc công ty đang có những thay đổi khó khăn, khiến họ bỏ qua những sáng kiến mới.
Nếu bạn đang phụ trách kế hoạch làm việc cho một nhóm hoặc phải xử lý những thay đổi trên diện rộng của một công ty, hãy cố gắng đưa ra một kế hoạch thực tế: nhận thức về những điều mà bạn có thể đạt được và những điều không thể. Sau đó hãy áp dụng cùng một nguyên tắc: xác định những nhân tố có lợi và có hại, rồi đưa ra những chiến lược để giảm nhẹ hoặc đối phó với những nhân tố có hại.
Dưới đây là một vài cách để cho cá nhân, nhóm, và tổ chức có thể duy trì kế hoạch làm việc đi đúng hướng:
Cá nhân
1. Ghi chép hàng ngày để giữ cho bản thân luôn có trách nhiệm với kế hoạch. Nó có thể bao gồm việc bạn sử dụng thời gian như thế nào, những bước nhỏ mà bạn đã đạt được, phản hồi từ những người khác, cái gì tiến triển và không tiến triển, và những thay đổi mà bạn có thể thấy. Cố gắng viết vài dòng hàng ngày và đánh giá lại bản ghi chép hàng tuần để nhận biết những dấu hiệu tiến triển hay đi xuống của kế hoạch.
2. Tìm đến một người huấn luyện, tư vấn, quản lý, hoặc bạn thân để hỗ trợ bạn trong kế hoạch làm việc. Yêu cầu sự giúp đỡ hay tư vấn để đưa kế hoạch của bạn về đúng hướng nếu nó đi sai đường. Và đừng quên nói về những thành quả để giữ vững động lực.
Nhóm
1. Nếu bạn đang quản lý một nhóm - hoặc bạn là một phần của nhóm - hãy chia sẻ trách nhiệm đối với kế hoạch.
2. Đảm bảo rằng những điều cần chú ý trong cuộc họp đã được ghi lại và chia sẻ sau đó, bầu ra người quản lý dự án và phân công những công việc then chốt.
3. Giữ vững cho các thành viên trong nhóm luôn đúng hạn và theo đúng lịch trình các cuộc họp thường trực để cập nhật, theo dõi tiến độ.
4. Thắt chặt trách nhiệm của các cá nhân khi đánh giá.
5. Tổ chức thường xuyên những buổi gặp gỡ để nhóm có thể đánh giá tiến độ.
Tổ chức
1. Đảm bảo rằng bạn luôn ủng hộ ở mức cao nhất cho những sáng kiến thay đổi và bổ nhiệm những người giỏi nhất.
2. Dành thời gian gặp gỡ nhóm giỏi nhất để bàn thảo về chiến lược, đánh giá tiến độ, cải tiến kế hoạch và chỉ thị những sự thay đổi khi cần thiết.
3. Nhắc nhở mọi người rằng những công việc hàng ngày không phải là không quan trọng và thiếu những sáng kiến thay đổi.
4. Đưa vào những lời tư vấn từ bên ngoài hoặc sáng kiến bên ngoài để cung cấp thêm nghị lực và các quan điểm mới khi kế hoạch đang bị đình trệ.
Duy trì kế hoạch của bạn luôn đứng vững và hoạt động miễn là nó còn có lợi cho bạn, bất kể những thách thức mà các nhân tố có hại mang lại. Phần thưởng sẽ là những thay đổi, phát triển của một tổ chức hay cá nhân, hay thậm chí là sự lột xác hoàn toàn.
Tất nhiên, đây chỉ là những suy nghĩ của cá nhân tôi - Tôi chắc rằng bạn có nhiều hiểu biết và ý tưởng thú vị về cách các cá nhân, các nhà quản lý, và các tổ chức làm thế nào để duy trì kế hoạch làm việc của họ. Kinh nghiệm của cá nhân và của tổ chức bạn là gì? Bạn có những kinh nghiệm hữu dụng nào để chia sẻ với người đọc hoặc có những câu hỏi muốn tôi giải đáp? Tôi mong muốn được lắng nghe từ bạn.
Bài viết của Gill Corkindale trên Harvard Business Publishing
